Miroを使ってオンラインKPTAをやってみた

miro × kpta

昨今のリモートワークの流れの中で、ご多分に漏れず私もリモートワークをしております。
そんな中で、どうにかしてオンラインでもいい振り返りを行うことができないか考えていたところ、別件で使っていたMiroというツールを使うと、効果的な振り返りができたので記載します。

振り返り

振り返りの手法としては KPTA を利用しています

www.kikakulabo.com

いつもオフィスでやる際にはホワイトボードと付箋を使って実施していました。
もちろん今リモートワークをしているときには残念ながらどこかに集まって実施、とはできないので、なにかオンラインで同様のことができないか模索していました。

Miro

そんな中で見つけたのが Miro です。

miro.com

オンラインのホワイトボード系のツールで、パーツも豊富で自由度高く操作することができます。

オンライン時のルールとして

まだまだ運用については発展途上なところがありますが、現状は以下のようなルールでおこなっています。

■運用事項
- 基本は一応ホスト(後述)の人が画面をzoomなどWeb会議で共有をしておくが、基本は個々人がMiroの画面を見て、操作することを推奨
- 基本は1KPTA 30分で想定
- 明らかに延長しそうな場合はMTG設定時に長めに確保すること(反省したいこと盛りだくさん、や、参加者が多いと長引きやすい傾向があるので、そこは見越して設定すること)
- 開始前までに自分のKeep、Problem、Tryを書いておき、まとめて各エリア内に配置しておく。また他のメンバーが書いたものに目を通しておく


■ 役割分担
- ホスト :
 ・zoom(などのオンラインMTGツール)のURL準備と参加者に共有
  ・全体の進行
  ・グルーピングと、グルーピングした内容のタイトル付け(グルーピング自体は付箋を移動させる程度、清書は書紀の人に任せる)
  ・tryをベースにactionを決めていく

- 書紀 :
 ・ホストの人が大まかにグルーピングした内容や付箋の配置などを見やすく再配置などする
 ・複数人KPTAに参加者がいれば、Keep、Problem、Tryにそれぞれ書紀を配置する
 ・関連性のあるものに対してや付箋間やアクションに対して矢印などをひっぱる

オンラインのメリット

事前に反省内容を列挙しつつ、他のメンバーの反省内容を把握した状態でMTGに参加することができる

オフラインでやる場合でも、自分の分は先んじて用意することは可能ですが、他のメンバーが書いた内容に目を通すことができるのはオンラインならではのメリットだなと思います。先に目を通すことができるため、各々が思っていることの「共有」自体にはあまり時間をかける必要がなくなり、「質問」や「議論」に時間を使うことができます。

MTG参加者がただ聞き手に回るだけではなく、付箋の整理などで全員でMTGをつくっていける

オフラインでやる場合は上記役割分担の「ホスト」に該当するような人が全体の進行などをしますが、他の人は付箋に課題を書き出したあとは聞き手にまわることが多いです。物理のホワイトボードだとどうしても複数人で触るには難しいのですが、オンラインだと複数人で同時に編集することが容易であるため、課題の列挙やグルーピングなどが(ホストに頼り切りになることなく)スムーズにできます。
また、各々がMTGに対して役割ができ、「全員でMTG」をすることができます。

過去のKPTAの確認がしやすい

現状の運用では、同一のMiroのボード上にKPTAのシートを適宜追加するようにしています。このことにより、以前のKPTAシートがすぐちかくにあり、新たにKPTAをするときも過去のものを確認しつつ実施することができます。

オンラインのデメリット

オンラインによる操作のしにくさや不慣れな場合に、リアルでやるときよりも時間がかかってしまう

オンラインKPTAを実践しはじめのときに顕著だったのですが、操作性に不慣れな中で、リアルのときと同じ運用をしてしまうと、時間がかかってしまうことがありました。ある程度オンライン用にやり方を変更(情報の「共有」にかける時間は極小化し、「議論」に時間を使うスタイル)をしてきてからはだいぶ完全されましたが、やはりオンラインの物理ホワイトボードと付箋での手軽さのノリとは勝手が違うなと思います

議論を深めたい場合、うまくホストがコントロールできないと沈黙が続いたり、誰かが一方的に意見を言ったりなど適切に議論ができないことがある。

これはKPTAに限らず、オンラインMTGの課題だと思います。KPTAの場合はactionを決める際に、tryが不足していたり、課題感が不明瞭だとメンバーの雰囲気がわかりにくければ更にactionに落とし込むのが難しいときがありました。運用やファシリテーションでうまく全員が意見を言い合えるようコントロールできればよいかと思います

最後に

オフラインにはオフラインの、オンラインにはオンラインの良さがそれぞれあるなと思います。対面でのMTGに慣れていた方はオンラインでのMTGでは難しさを感じることが多いかと思いますが、(自分も当初はKPTAをどうしようかと悩んでいました)Miroと組み合わせ、また、オンラインなりのやり方を模索したおかげで、今までより保存性・視認性に高いKPTAの運用ができるようになりました。
オンラインの良さを活かしてMTGができるとよいなと思います